はじめに
今回はショートカットキーについてお話させていただきます。
PCを使って作業する際に、ショートカットキーが使えると仕事の効率化になるのは周知の事実です。
しかし、ショートカットキーを覚えるだけでは仕事ができるわけでもなく、それらを覚える労力が割に合わないと感じる方もいらっしゃいます。
今回はビジネスパーソンがショートカットキーをどのように利用するのが有効かについてご説明いたします。
サマリーは
・基本的には使えたほうがよい
・覚えることより、使用頻度でショートカットキーを選ぶ
・一番良いのは自分で決めること
になります。
基本的には使えたほうがいい
特にエクセルセミナーに多いですが、「マクロを使ったほうが合理的なので、ショートカットは一切覚える必要がない」と主張されている方もいらっしゃいます。
確かにマクロは便利ですが、汎用性と手軽さでショートカットキーを使うことのメリットは高いと思います。
ただ、「便利ショートカット１００」みたいな書籍を読んで、全てのショートカットキーを覚えたところで仕事の成果には直結しないことは注意してください。
覚えることよりも、”使用頻度”で選ぶ
ここが最も重要ですが、ショートカットについては、自分の作業における使用頻度を意識することが大切です。
人によって、よく使う機能は異なるため、ショートカットの本を最初から最後までを覚えようとするのは合理的ではありません。
スピードアップを図りたいのであれば、自分の行っている作業や業務で使う頻度の高いものを短縮できないかと考えるべきです。
✖ 作業を効率化したい⇒ショートカット覚える
〇 作業を効率化したい⇒日々の業務を振り返る⇒使用頻度の高い作業のショートカットをリサーチする⇒覚える
この順番が大切なので意識しましょう。
一番いいのは自分で決めること
ショートカットを覚える場合、使用頻度の高いものを優先して覚えならば何度も使うので記憶しやすいです。
しかし、最も理想的なのはショートカットしたいものを自分でキーに割り当ててしまうことです。
自分の使いやすくショートカットにしてしまえば記憶もしやすく使いやすいので合理的です。
例えば、エクセルの”クイックアクセスツールバー”という機能は、自分でよく使うエクセルの機能をショートカットに割り当てることができます。
こうして、自分のパソコンを使いやすいようにカスタマイズする事でよりスピードを上げることができます。
最後に
最後に自分のPCにショートカットを割り当てることのできる機能をご紹介します。
・クイックアクセスツールバー
・Wordのショートカットキーカスタマイズ
・デスクトップ上のアプリのショートカットカスタマイズ
- デスクトップ上のアプリケーションを右クリック
- プロパティを開く
- ”ショートカット”で任意のショートカットキーを入力
- 割り当てたキーを押すとアプリケーションが起動
こちらはOneNoteのショートカットキー割り当て画面になります。
ショートカット自体は違う記事でご紹介してるのでご興味がございましたらそちらをお読みください。
ご一読ありがとうございました。
