【1か月の残業時間はゼロ?】仕事を効率よくできない人の特徴と改善策

本業・副業収入アップのノウハウ

こんにちは。子育てサラリーマンのシロガネです。

 

私はアパレル企業の営業職で働いています。営業職のイメージとして残業が多く、定時で帰れないといったものが一般的ですね。以前転職エージェントと話をしていても、「営業職ですが、残業はほとんどしていません」というとかなり驚かれました。業界にもよりますが、営業職だと月に20~30時間の残業は当たり前、40~50時間が平均というイメージでした。別に無理して早く帰っているわけではなく、本を読んだりして学んだ手法を試行錯誤していくうちに少しずつ処理が早くなって残業ゼロが当たり前になっていった感じです。

最近は働き方改革とか生産性向上が叫ばれていますが、私の勤めている企業は古い体質なのでそうした意識は低く、残業するのが当たり前な風潮です。自分が効率化していく過程とそうした意識が低い同僚の働き方を見て、特徴的な部分をまとめてみました!

 

1.電話が多くて長い

この特徴に当てはまる人は多いような気がします。

「緊急でないけど確認したいことがある」場合にみなさんならどうされますか?

 

私の同僚の場合は、必ず相手に電話をします。対象者が複数ならば全員にです!

しかも多くの場合、「メールをさっき送ったんだけど、・・・」みたいな、メールを送ったけどその内容の再確認みたいな電話なんですね。

電話をしていると仕事をしている気になってしまうのか、ひたすら誰かに連絡をし、長い会話をひたすらしている。それで午前中が終わる。こんな人、見覚えありませんか?堀江貴文さんも『多動力』で電話をかけてくるやつとは仕事はしない、と言い切るほど、電話とは互いの時間を奪うものなんです。

特に一日のうちで最も脳の活動が活発で生産性が高い、午前中に電話をガンガン掛ける人は要注意です。今はメールまたはチャットアプリを使って自分と相手のリズムを崩さずに仕事を処理できないと生産性は上げられません。

 

2.会議や打ち合わせによく出席している

このパターンも非常に多いですが、長時間拘束される会議や打ち合わせに頻繁に参加している人の効率は低いと思います。古い体質の会社であると、朝から夕方まで会議に出席し、定時以降に自分の仕事をする人もいるみたいですが、明らかに時間のロスが大きいです。私は基本的に会議は出席しないように断ってしまいますし、打ち合わせもメールやチャットで済ませます。面と向かい合って話し合いをして決めなければいけない事項は必要ですが、それは本当にごく少数なものです。

やっかいなのは、仕事が効率的にできない人が管理職になってしまい、チームのメンバーに会議を強要することです。このケースはチーム全体の効率はものすごく下がります。効率的に仕事をこなしている人は、会議は30分までと決めてしまっています。なぜか仕事が遅い人ほど会議や打ち合わせが好きで人を拘束したがるので注意しましょう。

 

3.机の上とPCのデスクトップ上に物が多い

”すぐ使うから”という理由で机の上に書類や文房具が散らばっていたり、PCのデスクトップ上にアイコンが大量にある人も効率的ではありません。ビジネスマンは平均して1年間に150時間探し物をしているというデータもあります。物が散らかっていたり、整理できていない人は多くの場合、使うときに物が見つからず探すことに時間を使っています。現在自分が向き合っているタスク以外に使うもの以外は目の前に出さないようにすることが効率的に仕事をこなす重要なテクニックになります。人間の脳はマルチタスク(同時並行での処理)は基本的にできません。1つの作業をしているときに他の情報が入ってくることは、脳が高速で情報の処理をし、タスクの切り替えを行っているため非常に効率が落ちます。なるべく物は少なく、使うものだけ目の前に準備し、終わってから次のものを取り出すというリズムが重要です。

 

大切なのは締め切りを設けること

効率的にできない人の特徴に当てはまる人が近くにいましたか?日本の会社員の年寄りの多くは、時間が無限にあって無限に頑張る!ってマインドセットで育ってきましたから、真似せず効率的に仕事をして定時に帰るように心がけましょう。

以前ちきりんさんが『自分の時間を取り戻そう』の書かれていましたが、生産性アップのために最初にやることは、あえて制限時間を設けることなんです。時間が大量にあるという前提だと、人は効率的に仕事を行う動機づけができないです。むしろ、「締め切りまで1時間しかない」という状況に追い込まれると、必要なことのみに集中するため効率が良くなります。ですので、効率的に仕事をしたければ、まず「今日は定時に帰る」と決めてしまいましょう。限られた時間の中で成果を出すためには、必要性の低い仕事や他人からの妨害(電話)などは無視し、重要なことにリソースを集中させるのが重要です。

もし、上司が残っていて先に帰りずらいとか感じているなら、それは社畜への第一歩なので注意してください。営業の方なら、午前中で重要な仕事が終わったのなら、外回りに出るといってそのままカフェで勉強とか自己投資をしましょう。

効率的にできない人にならないように、少しずつでも意識を変えて仕事をしてみてくださいね。

 

 

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