年間120000枚の商品を取り扱っているアパレル営業マンのシロガネです。昔と違って営業マンもパソコンを使った資料作成やデータ分析が必須となってきています。
ただ商品を販売するだけでなない現代の営業マンにとって、顧客への販売以外の時間である社内の事務作業時間をいかに効率よく回すかが成果に直結してきます。現役のアパレル営業マンの私が本当に効果の高い時短テクニックをご紹介します。
超かんたんだけど効果抜群の「単語登録」
単語登録とは
単語登録とはパソコンに変換する単語を事前に登録しておくことで、少ない文字数で任意の単語を入力できる機能です。ウィンドウズならばどのバージョンでも使用可能です。
具体的には、「宜しくお願い致します」を「よ」で登録することで、「よ」を入力⇒変換キー⇒「宜しくお願い致します」が一発でできるようになります。
単語登録はパソコンを使った作業の効率を上げるので最も効果的な方法です。
文字入力が多くの時間を費やすパソコン業務ですが、実は使う単語はある程度の数に決まっています。それなのに毎回同じ単語をタイプして入力する時間のロスは積み重なると非常に大きなものになります。また、事前に単語登録をしておくとタイピングミスが少なくなるため誤った内容（誤字・脱字）のリスクも減るメリットもあります。
Amazonのベストセラーにもなった、『最速の仕事術はプログラマーが知っている』（清水 亮 (著)）でも、「プログラマーは過去に行った作業を自動化する方法をまず探す」と書いてありますが、タイピングを早くしたり正確に打とうと努力するのではなくパソコンに登録していて簡単に入力できるようにするほうがスムーズに仕事が進みます。
単語登録の方法
今回は私の使用しているウィンドウズ10のPCの作業方法を説明しますが、他のバージョンでも大きな違いはありません。
①パソコンの右下にあるツールバーの「あ」と右クリックします。＊Aの場合もありますが同じです
②メニューの中の「単語の登録(O)」をクリック
③登録したい単語を「単語(D)」の欄に入力。
④割り当てたい文字を「よみ(R)」入力する。
＊例
登録したい単語：よろしくお願いします。
割り当てたい文字：よ
⑤最後は登録(A)を押して完了です。
慣れると5秒で登録できます
小技ですが、単語登録自体のスピードを上げることも試してみてください。
スピードアップの方法としては…
- ①のメニューを開いたら（O）をタイプしてマウスを使わずに登録画面を開く
- 「単語」から「よみ」に移動するときに、マウスを使わずキーボードの左側にあるTab（タブ）を使って素早く移動する
- 「よみ」を入力したらEnter（エンター）キーを押して登録を完了する
です。この方法を使えば5秒ほどでほとんどの単語登録は可能です。
おすすめの単語登録例
ここからは私が実際の業務でよく利用する登録例をご紹介します。営業マンならば言い回しは若干違くとも使う頻度が高い単語なので是非参考にしてください。
これらは超基本的な単語なので必ず登録しておいてください。
その他にも、
よみ⇒自分の名前の頭文字 単語⇒自分のフルネーム
よみ⇒自社名の頭文字 単語⇒株式会社～（自社名）
よみ⇒メールアドレスの頭文字 単語⇒メールアドレス
といった具合で応用可能です。「よみ」はひらがな以外のアルファベットでも登録可能なので、良く使う英語の単語を登録しておくのもおすすめです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。営業職の業務内容は多岐に渡るため、なるべく繰り返す作業は簡略化したいところです。単語登録は短時間で可能ですが一旦登録してしまえば何度も利用可能なのでコストパフォーマンスがよい時短テクニックと言えます。
「この単語さっきも使ったな」と感じたらまず登録してみてください。使わない場合はスペースキーを連続して押せば他の変換候補が出てくるので心配ありません。少ない労力で大きなリターンが得られる単語登録を是非試してみてください。
